دفتر کار هوشمند چیست و چه مزایایی دارد؟

دفتر کار هوشمند چیست؟

دفتر کار هوشمند همان اتاق کاری است که به وسیله تکنولوژی های جدید بهینه سازی شده است. در این اتاق تمامی دستگاه ها از طریق اینترنت به یکدیگر متصل هستند. به همین دلیل شانس دسترس پذیری به داده ها بسیار بالا است و می توان در کمترین زمان به اطلاعات مفید کاری دسترسی پیدا کرد. در واقع می توان گفت یک دفتر کار هوشمند در راستای ارتقا و بهبود عملکرد کارمندان طراحی شده است. به همین دلیل کارمندان در هر کجا که باشند می توانند با تیم کاری خود در اداره ارتباط برقرار کنند و به اطلاعات دسترسی داشته باشند.

دفتر کار هوشمند از ابزارهای نرم افزاری و سخت افزاری همچون اتاق کنفرانس، اتاق ملاقات،  ابزارهای تحلیل‌گر و … تشکیل شده است. این قبیل تکنولوژی و تحلیل ‌های اینترنتی، داده هایی در خصوص نحوه‌ی استفاده از بخش‌های مختلف اداره، کارایی کارمندان و …. ارائه می دهند. به همین دلیل با بررسی اجمالی می توان کارایی و بازده کاری را افزایش داد. تمامی موارد ذکر شده به خوبی گویای این امر است که به واسطه هوشمند سازی دفاتر کار می توان علاوه بر افزایش بهره وری کارمندان، در مصرف انرژی نیز صرفه جویی کرد. همچنین به روز رسانی دفاتر کار مطابق با استاندارد ها و تکنولوژی های روز دنیا موجب کسب اعتبار جهانی در جهت پیشبرد اهداف والای کاری می شود.

مزایای دفتر کار هوشمند

تکنولوژی به کار رفته در دفتر کار هوشمند موجب افزایش آگاهی و سرعت کارمندان می شود. در واقع استفاده از راهنماها، سنسورها، اپلیکیشن‌های تلفن همراه و غیره شرایطی را برای کارمندان فراهم می کند که کارهای مهم و اضطراری را در کمترین زمان ممکن انجام دهند. این امر موجب شده است که آنها به قدر کافی فرصت برای ارتقای شغلی و آگاهی خود داشته باشند. علاوه بر این استفاده از این قبیل تکنولوژی ها به بهبود ارتباط درون گروهی کمک می کند. همچنین دسترسی داشتن به اطلاعاتی همچون رزرو اتاق کنفرانس و مدت زمان رزرو، حضور و عدم حضور افراد در ساختمان و …. موجب کاهش استهلاک کاری و هدر رفت انرژی می شود. بنابراین می توان گفت هوشمند سازی دفتر کار محاسنی به شرح زیر دارد:

• بهبود روابط بین افراد

هوشمند سازی دفتر کار شرایطی را برای افزایش همکاری، اشتراک گذاری فایل ها، تعامل کلامی، انتشار ایده ها و … فراهم می کند. به همین دلیل برقراری ارتباط آسانتر و در نتیجه عملکرد کسب و کار بهتر خواهد بود.

• افزایش بهره‌وری

همانگونه که گفته شد هوشمند سازی دفاتر کار با هدف بهبود عملکرد کارمندان اجرا می شود. بنابراین می توان گفت عملکرد و بهره وری شرکت هایی که اقدام به هوشمند سازی سیستم اداری خود کرده اند، بسیار بالاتر از سیستم های سنتی است. بدون شک استفاده از تکنولوژی های روز دنیا موجب تشویق و افزایش خلاقیت کارمندان می شود. از طرف دیگر افزایش داده ها و یا بار کاری منجر به آشفتگی خاطر آنها نمی شود زیرا اطلاعات و داده ها در سریع ترین زمان ممکن قابل بررسی و مدیریت هستند.

دفتر کار هوشمند در جهت افزایش کارایی، برنامه های پردازشی، مدیریتی و نظارتی مختلفی را در یک ساختمان اجرا می کند. اطلاعات حاصل از این برنامه ها به تعریف الگوها و برنامه‌های استراتژیک کمک شایانی می کند. بنابراین می توان با توجه به اهداف شرکت تعامل و ارتباط کاری را بهینه سازی کرد.

• افزایش تعامل کارمندان در دفتر کار هوشمند

کارمندان بخش زیادی از وقت خود را در محیط کار خود سپری می کنند. بنابراین هر چقدر محیط کار بیشتر مورد پسند  آنها باشد، کارایی آنها بیشتر خواهد بود. هوشمند سازی دفتر کار انرژی کمتری را از کارمندان می گیرد. به همین دلیل میزان خستگی آنها را کاهش می دهد. از طرف دیگر استفاده از اینترنت و سروکار داشتن با تکنولوژی های جدید موجب افزایش خلاقیت آنها می شود. همچنین وجود امکانات ارتباطی پیشرفته در دفتر کار هوشمند، منجر به افزایش تعاملات کارمندان در راستای اهداف شرکت می شود.

• مدیریت آسان‌تر

بهره بردن از دفتر کار هوشمند مدیریت را آسانتر می کند. بخشی از وظایف مدیریت بررسی شرایط محیط کار، ساعات کاری، رفت ‌و آمد کارمندان و … است. در سیستم های هوشمند اداری این کارها به صورت اتوماسیونی ساماندهی می شود. به همین دلیل وقت کمتری از مدیریت صرف این قبیل امور می شود. از طرف دیگر هوشمند سازی دفتر کار به مدیریت کارمندان و بررسی برنامه های کاری آنها سرعت می بخشد. در واقع بسیاری از عملیات های تجاری به صورت اتوماتیک و سیستمی انجام می شوند. همچنین شرح برنامه های کاری کارمندان و گزارش عملکرد آنها نیز به آسان ترین شیوه ممکن منتقل و بررسی می شوند. بنابراین افزایش ارتباطات اتوماسیونی منجر به افزایش همکاری و به اشتراک گذاری مدارک و اسناد می شود.

• کنترل بهتر هزینه‌ها

در تمامی کسب و کارها، مدیریت هزینه ها از مباحث مهم و اساسی است. در واقع بخش مدیریت باید با توجه به اهداف شرکت هزینه های جاری را ساماندهی کند. با هوشمند سازی دفتر کار تمامی داده های مالی و غیر مالی شرکت توسط سنسورها و سیستم‌های اتوماتیک ذخیره می شوند. با تحلیل این قبیل اطلاعات می توان علاوه بر بهبود عملکرد پرسنل، عملکرد ساختمان را (در جهت کاهش هزینه ها) نیز مدیریت کرد. به طور مثال با کمک تکنولوژی های به کار رفته عیوب به وجود آمده قبل از وارد کردن خسارت، شناسایی و مرتفع می شوند. علاوه بر این مقایسه داده های سال های متوالی می تواند به یافتن بهترین شیوه کاهش هزینه ها کمک کند.

• صرفه‌جویی در مصرف انرژی

در دفتر کار هوشمند استفاده از سیستم روشنایی و کنترل دما نیز بهینه سازی می شود. در واقع این سیستم ها زمانی فعال هستند که به آنها نیاز است. این امر موجب صرفه جویی در مصرف انرژی می شود.

هزینه هوشمند سازی دفتر کار

بهره بردن از دفتر کار هوشمند بدون شک با بار مالی همراه است. در وهله اول باید به این نکته توجه داشت که پرداخت این هزینه تنها برای یک بار است، پس آن را می توان بسیار به صرفه دانست. بعد از آن باید اولویت ها و نیازهای تیمی شناسایی شوند. داده های حاصل از این مطالعات می تواند به آغاز اصولی هوشمند سازی کمک زیادی کند. به طور مثال هوشمند سازی برخی بخش ها در اولویت بالاتری قرار دارند. به طور کلی در برآورد مالی هوشمند سازی دفاتر کار فاکتورهای زیر مورد بررسی قرار می گیرد:

نوع تجهیزات مورد استفاده در دفتر کار هوشمند

یکی از فاکتور های مهم و اثر گذار بر هزینه های هوشمند سازی دفتر کار نوع تجهیزات به کار رفته است. به طور مثال تجهیزات به کار رفته می تواند به صورت بی سیم، با سیم و ترکیبی باشد.

• سیستم هوشمند باسیم : این سیستم دارای امنیت و سرعت بسیار بالایی است. بنابراین شانس هک شدن آن بسیار پایین است. از طرف دیگر نسبت به سایر روش ها بار مالی کمتری به همراه دارد.
• سیستم هوشمند بی سیم: استفاده از سیستم هوشمند بی سیم به تجهیزات و امکانات پیشرفته تری نیاز دارد به همین دلیل هزینه ی اجرای آن بیشتر از روش قبل است. در این روش با استفاده از تجهیزات خوب می توان احتمال تداخل الکتریکی را کاهش داد. از دیگر محاسن این سیستم، هوشمند سازی دفاتر کار بدون توجه به بعد مسافت است. به طور مثال در یک شهر تمامی شعبه های یک اداره می توانند به یکدیگر مرتبط باشند.
• سیستم هوشمند ترکیبی : این نوع از سیستم هوشمند از نظر بار مالی مابین دو روش قبلی است. با توجه به عملکرد این سیستم، هزینه تمام شده آن بسیار به صرفه است.

سلیقه و نیاز مشتری

میزان هوشمند سازی دفتر کار هوشمند دارای سطوح مختلفی (سطح پایه، سطح نرمال (A)، سطح سفارشی(+A)، سطح پیشرفته و لوکس(++A))  است. سطح هوشمند سازی را نیاز و بودجه مالی مشتری تعیین می کند.

متراژ محیط کار

هوشمند سازی محیط کار ارتباط تنگاتنگی به متراژ آن دارد. هر چه میزان متراژ ساختمان بیشتر باشد هزینه هوشمند سازی آن نیز بیشتر خواهد بود.

امکانات مورد نیاز برای اجرای دفتر کار هوشمند

دفتر کار هوشمند به معنی بهره‌گیری از تکنولوژی‌های نوین برای بهینه‌سازی فرآیندهای کاری، افزایش بهره‌وری و ایجاد محیط کاری راحت‌تر و مدرن‌تر است. در این دفاتر، از ابزارها و تکنولوژی‌های دیجیتال برای کنترل، مدیریت و اتوماسیون امور استفاده می‌شود. اجرای دفتر کار هوشمند نیازمند مجموعه‌ای از امکانات و تجهیزات است که هر کدام نقشی اساسی در ایجاد محیطی کارآمد و هوشمند دارند. این موارد می‌توان شامل اسپیکر سقفی هوشمند، قفل دیجیتال و… باشد.

۱. سیستم مدیریت هوشمند

یکی از مهم‌ترین زیرساخت‌های یک دفتر کار هوشمند، سیستم مدیریت هوشمند است که شامل نرم‌افزارها و پلتفرم‌هایی برای کنترل و مانیتورینگ امور مختلف می‌شود. این سیستم‌ها می‌توانند همه جنبه‌های محیط کاری را از جمله دما، نور، امنیت و حتی زمان‌بندی جلسات به صورت خودکار و بهینه مدیریت کنند. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، سیستم‌های کنترل دسترسی و اتوماسیون جلسات از نمونه‌های این سیستم‌ها هستند.

۲. تجهیزات اینترنت اشیا (IoT)

اینترنت اشیا (IoT) نقش کلیدی در ایجاد دفتر کار هوشمند دارد. تجهیزات متصل به اینترنت مانند چراغ‌های هوشمند، سیستم‌های گرمایش و سرمایش هوشمند، و دستگاه‌های نظارت بر محیط، به کارمندان اجازه می‌دهد تا از طریق گوشی‌های هوشمند یا دستورات صوتی این تجهیزات را کنترل کنند. همچنین، سنسورهای هوشمند قادر به تحلیل داده‌ها و ایجاد تجربه کاربری بهتر هستند.

۳. شبکه ارتباطی قوی و امن

اجرای دفتر کار هوشمند نیازمند یک شبکه ارتباطی پایدار و با سرعت بالا است. شبکه بی‌سیم (Wi-Fi) با پوشش گسترده و امنیت بالا، ستون فقرات ارتباطات در دفتر هوشمند است. همچنین، استفاده از فناوری‌های مدرن مانند 5G و فیبر نوری برای ارائه پهنای باند بالا و کاهش تأخیر ضروری است. مدیریت امنیت این شبکه‌ها برای حفاظت از داده‌های حساس نیز اهمیت زیادی دارد.

۴. ابزارهای همکاری دیجیتال

برای افزایش بهره‌وری و تعامل بهتر کارکنان، وجود ابزارهای همکاری دیجیتال ضروری است. این ابزارها شامل نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس، پلتفرم‌های مدیریت وظایف و برنامه‌های پیام‌رسان سازمانی می‌شود. ابزارهایی مانند Microsoft Teams، Slack، و Zoom نمونه‌هایی از این دسته هستند که همکاری و ارتباط بین کارکنان را تسهیل می‌کنند.

۵. امنیت سایبری

با افزایش حجم اطلاعات دیجیتال و اتصالات مختلف در دفتر کار هوشمند، امنیت سایبری به یکی از مسائل مهم تبدیل می‌شود. استفاده از فایروال‌های پیشرفته، سیستم‌های تشخیص و جلوگیری از نفوذ (IDS/IPS) و رمزنگاری داده‌ها از جمله اقدامات ضروری برای حفاظت از داده‌ها و جلوگیری از حملات سایبری است.

۶. سیستم‌های خودکارسازی

خودکارسازی فرآیندهای تکراری و زمان‌بر به کمک تکنولوژی‌های نوین از جمله ربات‌ها و نرم‌افزارهای اتوماسیون، می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد. سیستم‌های مدیریت وظایف، خودکارسازی پرداخت‌ها، و حتی استفاده از دستیاران مجازی (مانند الکسا و گوگل اسیستنت) برای مدیریت جلسات و یادآوری‌ها از نمونه‌های این سیستم‌ها هستند.

۷. فضای کاری منعطف و ارگونومیک

در نهایت، برای تکمیل تجربه یک دفتر کار هوشمند، طراحی فضایی منعطف و ارگونومیک ضروری است. میزها و صندلی‌های قابل تنظیم، ایستگاه‌های کاری هوشمند، و استفاده از تجهیزات چندمنظوره کمک می‌کند تا کارمندان بتوانند در شرایط راحت‌تری کار کنند و بهره‌وری بالاتری داشته باشند.

شرکت هوشمند سازی ساختمان برای اجرای آفیس هوشمند

شرکت جهان اسمارت یکی از پیشگامان در زمینه هوشمندسازی ساختمان و اجرای دفاتر کار هوشمند است. این شرکت با بهره‌گیری از تکنولوژی‌های روز دنیا و تجربه‌ای گسترده در پروژه‌های هوشمندسازی، به ارائه راهکارهای جامع و نوآورانه در حوزه دفاتر اداری می‌پردازد. جهان اسمارت با ارائه خدماتی شامل سیستم‌های مدیریت هوشمند، تجهیزات اینترنت اشیا (IoT)، اتوماسیون اداری و راهکارهای امنیتی پیشرفته، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا محیط کاری مدرن، کارآمد و راحتی داشته باشند.

همچنین، جهان اسمارت با تیمی متخصص و حرفه‌ای، از طراحی تا اجرا و پشتیبانی پروژه‌ها را به صورت کامل بر عهده گرفته و با رویکردی یکپارچه، تمامی نیازهای هوشمندسازی دفتر کار را تحت پوشش قرار می‌دهد. توجه به نیازهای خاص هر کسب‌وکار و ارائه راهکارهای سفارشی‌سازی شده، از ویژگی‌های بارز این شرکت است که آن را به گزینه‌ای ایده‌آل برای اجرای آفیس هوشمند تبدیل کرده است.

برند و قیمت تجهیزات مورد استفاده برای دفتر کار هوشمند

در راستای داشتن دفتر کار هوشمند می توان از انواع تجهیزات موجود در بازار استفاده کرد. بدون شک رنج قیمت این تجهیزات با توجه به اعتبار برند سازنده آن، متفاوت است. اگر قرار بر استفاده از تجهیزات گران قیمت از برند های معتبر باشد، هزینه هوشمند سازی دفتر کار افزایش خواهد یافت. اما استفاده از تجهیزات ارزان تر بار مالی کمتری به همراه خواهد داشت. اما عمر آنها نیز کوتاه تر است.

بنابراین در جهت کاهش هزینه های احداث دفتر کار هوشمند لازم است به نکات زیر توجه ویژه ای شود:

• مقدار بودجه در نظر گرفته شده
• بررسی نیازهای فعلی و اولویت ها
• تعداد نیروی کار
• میزان رشد مورد نظر برای محیط کار
• میزان امنیت دفتر کار
• انتخاب یک شرکت کارفرمای معتبر

در نهایت باید گفت کیفیت هوشمند سازی دفتر کار و هزینه تمام شده آن وابسته به شرکت کارفرما است. در همین راستا شرکت جهان اسمارت معرفی می شود. این شرکت به واسطه تجربه ی بالای خود می تواند با کمترین هزینه بهترین کیفیت را ارائه دهد.